株式会社アカシックの{かーるく}シリーズ【施設予約システム,チケット販売システム】

埼玉県産業文化センター様

ソニックシティのご紹介

SONIC CITY ソニックシティ

ソニックシティは、国内屈指の規模と最新の設備を誇る2500人収容の大ホール、音楽発表会やシンポジウムに最適な多目的ホールである小ホールをはじめ、国際会議室・展示場・市民ホール・大小会議室群・都市型ホテルを有する総合コンベンション施設です。なお、「SONIC」の名称はそれぞれ「埼玉県」(Saitamaken) 「大宮市(現さいたま市)」(Omiyashi)「日本生命」(Nihonseimei)「産業」もしくは「国際」(Industry⁄International)、「文化」もしくは「コンベンション」(Culture⁄Convention)の頭文字に由来しているとのことです。JR大宮駅から徒歩3分と立地にも恵まれ、様々なイベントや公演の会場として親しまれている施設です。

(公財)埼玉県産業文化センター 事業企画部 事業企画課の梅山係長にお話を伺いました。

導入の背景

-オーケストラの定期公演を、セット券として、一回の予約で購入出来る仕組みにしたかったです。-

それまで使っていた旧システムが、Windows-XPのサポート終了を迎えることを契機に、新システムへの移行を計画しておりました。

また、私共では、日本フィルハーモニー交響楽団のさいたま定期公演を年間6公演のチケットを同じ席の年間チケットとして、一回の予約で購入出来る仕組みが是非とも欲しいと思っていました。

{かーるく}導入の決め手

-口座振替、セット券、インターネット販売が決め手です。-

新システムでは、インターネットで販売できることはもちろん、セット券の販売が出来ることを最優先課題としておりました。
また、会員の入金(会費、チケット代金)に口座振替の機能は必須だったことが大きいですね。

導入の効果(メリット)

-なにしろ手間が減りました。いままでの苦労は、いったい何だったんだろう。。という感じです。-

インターネット販売の導入で、電話予約での負荷が大幅に減りました。 システムで勝手に売れていくことも大きな要因ですが、電話でお受けする予約申し込みの場合も、旧システムの時には、電話で予約を承りながら、チケットの在庫を管理する台帳を複数のスタッフで回覧しながら業務にあたっておりましたので、一件の予約を確定するまで時間がかかる割には、ダブルブッキング等の間違いも起こりやすく、その訂正対応にも時間を取られたりと、今にして思えば大変な苦労を強いられていました。

特に、人気公演の販売初日には、ほぼ丸一日電話対応にかかりっきりであるにもかかわらず、『何度も電話しているのにまったくつながらなかった』とのおしかりを受けることもしばしばでした。

 それが、{かーるく満席}の導入で、チケット予約のお電話対応が14:00頃までに終了出来るようになりました。旧システムの時は、18:00頃までの対応が必須でしたので夢のようです。

その分、他の業務に対応できるようになりましたし、予約内容も正確でダブりも無くシステム内に保持されておりますので、安心です。

 結果的に、座席図の台帳(紙)を無くす良いタイミングになったと思います。

紙の座席図を無くせたので、業務をかなりシンプルにする事ができました。

 また、セット券の販売に関しても、{かーるく満席}では年間6公演のセット券が扱えますので、当館の主催公演である、日本フィルハーモニー交響楽団のさいたま定期公演を一括で扱えるようになりました。おかげで、それまでは分けて予約入力をする必要があり、予約時の手順が面倒で、慎重な操作が必要であった定期公演の予約処理が、一回で簡単に予約入力出来るようになりました。

それから、ネット予約の御利用を促す為に、月一回の会員への会報にネット予約の使い方を同封したり、主催公演の際、ご来場のお客さまへ配布したりして、利用者の皆さまには頑張って利用登録していただきましたが、ネット予約だとホールの全座席が見渡せる事が好評で、嬉しい限りです。

 私共から見ますと、チケットが手間いらずで自動的にどんどん売れていき、お客様にも喜んで頂ける、大変ありがたい仕組みであると言えますね。


-会員証の発行も、システム化出来ました。-

当館では会員制度(ソニックシティホールメンバーズ)を運用しておりまして、会員様向けの様々な優待サービスを御提供しております。

それまでは、会員入会と同時にチケット割引販売等の会員優待サービスを受けられるようにしておりました。ずっとそのまま、何の疑いも無く運用を進めておりました。 ところが{かーるく満席}では、会費の入金が確認できてから、初めて会員として優待サービスが受けられるという仕様が標準でした。当初、旧システムと同様にカスタマイズすることをリクエストしたのですが、会費入金後に初めて会員サービスが受けられるという、{かーるく満席}の標準仕様に合わせて運用を変える形で落ち着きました。

 考えてみれば、新しい運用のほうが理に適っているというか当り前で、以前の何の疑いも無く運用を行っていた旧システムでは、未入金の際には督促の連絡を行う等、余分な手間が発生する場合もあったことに気がつきまして、今更ながら運用を変更して良かったと思います。

また、会員の皆様には会員証を発行しておりますが、こちらも{かーるく満席}の導入に伴いシステムから印刷可能な紙ベースのものに変更しました。

 以前はプラスティックカードを使用し、発行は外部の業者に委託しておりましたので、お客様のお手元に届くまで時間がかかっていました。それが、入会処理と同時に事務所内で会員証が発行できるようになりましたので、外部委託の手間を減らすと同時に、コストダウンにもつながりました。

-導入もスムーズに、効率よく短期間で。-

そういえば、旧システムからのシステム移行も大変スムーズに行って頂きました。

会員データの移行や、新しいシステムのレクチャ等を含め短い期間で効率よく進めて頂きました。

 -カスタマイズで、運用の簡素化を実現。-
今回は、独自運用に合わせたカスタマイズも行いました。

いずれもちょっとした内容なのですが、業務上の手間を省くにあたっては、大きな効果を上げています。

 まず、リピーター割引という、一度でもチケットを購入してくれたお客様が2度目に購入頂く際に自動的に割引を行う機能をカスタマイズで実現しました。

旧システムでは、お客様の2度目以降の予約の都度、手動で割引を設定する必要がありましたので、大変な手間がかかっていました。
また、ネット予約の期限切れのものが、自動で予約キャンセルされるようにしてもらいました。
それまでは、お支払いの期限が近づいた未入金の予約情報を見ながら、必要に応じ入金の御願いを連絡していたのですが、自動的にキャンセルするようにして頂きました。

 -その他-

その他、{かーるく満席}の導入に伴い、新しく手がけることになったサービスも、いくつかあります。

 

まず、カウンターでのチケット販売では、お客様とデュアルディスプレイで対面販売できるようになりました。お客様御自身でお好みの席を選んで頂き、その場で発券も可能なので御好評を頂いております。

 また、埼玉県内の他の団体のチケットの取り扱いも積極的に行えるようになりました。

{かーるく満席}は、受託機能が標準装備ですので、他団体主催の公演を自館で扱う際の公演管理、チケット販売業務が、主催公演とほとんど変わらない感覚で運用することが可能になり、お客様に御提供出来る公演のバリエーションが無理なく広げられるようになりました。

最近では、事務所のPCをホールに持ち込んでのチケット販売もおこないました。

公演当日に、来場のお客さまにチケット予約を行って頂けるようになりました。

 いずれも、旧システムでの運用の際には考えられなかった新しいサービスです。

通常の業務が効率化され、余裕が出来たことによる恩恵で、お客様に新たなサービスを御提供出来るようになりました。

 また、お客様向けのサービス向上の一環として、{かーるく満席}の標準機能である、予約毎に伝達事項を記載できるコメント欄や、お客様毎に個別の御要望や御誕生日等のメモを残せるコンタクト履歴の活用を積極的に進めています。

以前は、まさに紙のメモを使って必要な事項を伝達するようにしていたのですが、どうしても間違いや漏れが発生する場合がありました。
それをシステム内の充実したメモ機能を使うことにより、ペーパーレス化を実現するとともに、情報共有もスムーズで正確にすすめることが可能になりました。

ご要望

-公演一覧の表現力向上と、レスポンシブデザインの導入-

 公演一覧の中で、デモ音源の再生を可能にしたり、YouTubeへのLinkを取り込む等の表現力を向上してほしいです。いずれも、新規顧客開拓用に使える機能になると思います。

また、レスポンシブデザインを取り入れて、スマートホンやタブレットでも違和感なくコンテンツ参照が可能なようにしてもらいたいです。

今後の課題、その他

-ネット予約のさらなる拡充と市民割引のインターネット販売への適用-

 セット券がネット経由で購入頂けるようになり、一定の効果は見られました。

ですが、販売数全体の3割程度(注 導入後1年経過時点)ですので、まだまだ効果が薄いとみています。
もっともっと積極的にインターネット販売の手軽で便利な点を周知して、ネット会員を増やし、インターネット経由での販売を伸ばしていく予定です。

 日々の運用では、なにかあれば、すぐに対応してくれるサポートの皆さんのおかげで助かっています。

不明点等を質問させて頂くことも多いのですが、大変迅速に対応して頂けますので、心強いです。
『なにがあっても大丈夫』という安心感がありますね。

 
以上

貴重なご意見、ありがとうございました。

● 『公益財団法人 埼玉県産業文化センター』様 オフィシャルWebサイト
http://www.sonic-city.or.jp/

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